Instrución Administrativa 09 de 2007
Consulta de la Superintendencia de Notariado y Registro
En cumplimiento de los principios de transparencia, eficacia y eficiencia que rigen la administración pública y con el fin de mejorar el control y seguimiento de las actividades notariales, la Superintendencia de Notariado y Registro, se permite expedir la presente Instrucción Administrativa.
1. Digitalización firmas y sellos
De conformidad con el numeral 8 del artículo 25 del Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, “por el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y Registro”, corresponde al Director de Gestión Notarial, “certificar con su firma el ejercicio del cargo de notario”.
Esta función viene desarrollándose en forma manual, apoyados en registros de firmas y sellos que en su oportunidad ustedes han allegado a esta Superintendencia.
Es prioritario para nuestra Entidad, en virtud del plan de modernización que se adelanta, digitalizar esta información, aprovechando los medios tecnológicos que nos permitan agilizar la prestación del servicio, hacerlo más confiable, eficiente y, sobre todo, evitar los documentos en los que se detecte la no correspondencia de sus firmas y sellos con los que aparecen en nuestros archivos.
Por lo anterior, comedidamente les solicito remitir a la Dirección de Gestión Notarial, impresos en una hoja tamaño carta con membrete de la notaría correspondiente, los sellos y la firma oficial que utilizan para la autorización de actos y contratos, en virtud de su facultad fedante.
La firma debe ser una sola, toda vez que la certificación del ejercicio del cargo de notario se efectúa en todos aquellos documentos que los usuarios desean hacer valer en el exterior, lo cual nos permitirá un mayor control y seguridad en la certificación que expide la Superintendencia de Notariado y Registro.
Los sellos y firmas de las personas que actúan como Notarios en calidad de encargados, también deben ser enviados en hoja separada.
En el evento que requiera efectuar el cambio de sellos o modificar su firma, tendrá que realizar el mismo procedimiento, indicando la fecha en la cual comenzará a utilizarlos, para incomodidades.
2. Licencias y permisos.
Si bien es cierto que tanto el Decreto-ley 960 de 1970 como su Reglamentario 2148 de 1983, disponen que los Notarios pueden hacer uso de licencias y permisos, respectivamente, no es menos cierto, que el uso que hagan de los mismos debe ser racional, y su solicitud debe hacerse de manera oportuna, presentándola como mínimo con cinco (5) días de antelación si son licencias y con tres (3) si se trata de permiso, salvo los casos de imprevistos, debidamente justificados.
La Superintendencia de Notariado y Registro, ha expedido las Instrucciones Administrativas números 01-30 de junio 8 de 2001 (derogada en lo atinente a permisos, por la No. 04 de 4 de marzo de 2003), la 04 de 2003 y 07 del 26 de enero de 2006, que contemplan la normatividad vigente sobre este tema y el procedimiento para conceder tanto las licencias como los permisos.
En el oficio de solicitud de la licencia y/o del permiso, debe consignarse los nombres y apellidos completos y número de identificación de la persona que se encargue bajo la responsabilidad del notario titular, precisando el tiempo total de los mismos e indicando los días, el mes y año, en que hará uso de ellos. Asimismo se indicará la causa que los justifique.
Una vez expedido el acto administrativo que concede la licencia y/o permiso, no procederán modificaciones, a no ser que se trate de hecho que así lo justifique. Esta medida permitirá agilidad en el proceso y evitará el desgaste administrativo que ocasiona con las innumerables solicitudes recibidas para tal efecto.
3. Documentos de notarios encargados.
El artículo 106 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, dispone que las licencias que soliciten los notarios de primera categoría serán concedidas por la Superintendencia de Notariado y Registro, las de los notarios de segunda y tercera por el respectivo Gobernador o por el Alcalde Municipal cuando la licencia no exceda de 15 días y el notario no resida en ciudad capital.
Esta función también está contemplada en el numeral 5 del artículo 25 del Decreto 412 de 2007, a cargo de la Superintendencia de Notariado y Registro.
Con el fin de evitar que el encargo recaiga en personas que estén inhabilitadas para ejercer la función notarial, les solicito enviar con la petición respectiva, fotocopia de la cédula de ciudadanía, tarjeta profesional y antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación y copia del certificado judicial de las personas que los reemplazarán en sus ausencias temporales.
Los mismos no deberán renovarse si la licencia o permiso es solicitada nuevamente dentro del término de vigencia de dichos documentos.
Los antecedentes disciplinarios se remitirán por una sola vez, deben tener vigencia y para el efecto, deberán actualizarse cada tres meses.
La tarjeta profesional debe ser presentada en el caso que su encargado sea abogado titulado.
La copia del acto administrativo que conceda la licencia o el permiso como el acta de posesión del encargado, debe ser remitida inmediatamente a esta Superintendencia, con el fin de incorporarlos en la Hoja de Vida del respectivo notario.
4. Nombramiento de notarios de segunda y tercera categoría.
El artículo 161 del Decreto-ley 960 de 1970, dispone que los nombramientos de notarios de segunda y tercera categoría, corresponden al gobernador del respectivo departamento.
Así las cosas, es necesario que el Gobernador remita a la Superintendencia, todos y cada uno de los documentos exigidos por el Decreto-ley 960 de 1970 y su Decreto Reglamentario 2148 de 1983, con los que se demuestren el cumplimiento de requisitos de los candidatos para acceder a la categoría respectiva, al igual que los documentos que certifiquen sobre sus antecedentes disciplinarios, fiscales y judiciales.
Lo anterior, con el fin de emitir concepto sobre el lleno de los requisitos exigidos por ley, para ser nombrado como Notario de Segunda y Tercera Categoría.
Este procedimiento se debe tener en cuenta por parte de los gobernadores y alcaldes para los nombramientos en interinidad o por encargo.
5. Información de trámites sucesorales.
Los Decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989, señalan la obligación a los Notarios de comunicar a la Superintendencia de Notariado y Registro, tanto la iniciación del trámite de liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ella, como su culminación, ya sea en forma regular o por desistimiento.
Con el fin de agilizar la digitación de la información en el aplicativo que se lleva en esta Entidad, les solicito diligenciar el formato adjunto, con los siguientes datos: nombre completo del causante, número de la cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad o Nit, según el caso, número y fecha de escritura pública o del Acta de culminación. Esta información también debe plasmarse en el formato de aviso de culminación.
Lo anterior debido a que la información por ustedes enviada en algunos casos a través de telegrama, no llega completa es ilegible y no se puede ingresar al sistema.
Las anteriores medidas deben comenzar a aplicarse a partir del 17 de septiembre de 2007.
Esta Instrucción Administrativa, modifica la número 07 del 26 de enero de 2006, en cuanto hace relación al término para solicitar las licencias y permisos.
El Superintendente de Notariado y Registro
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