Actividad notarial ante Cónsul de Colombia en el exterior.

Consulta de la Superintendencia de Notariado y Registro

Actividad notarial ante Cónsul de Colombia en el exterior 

Consulta No. 4064 de 25 de agosto de 2009 

1. ¿Un cónsul puede dejar firmados en blanco registros civiles de nacimiento, matrimonio, supervivencias y protocolizaciones para ser utilizados por funcionarios del consulado cuando él se encuentre ausente por alguna causa? 

2. ¿Un cónsul puede utilizar etiquetas adhesivas preimpresas de reconocimiento de firma, a las cuales ha estampado su firma, para ser utilizadas por funcionarios del consulado, cuando él por alguna circunstancia no se encuentre? 

Marco Jurídico 

Decreto Ley 960 de 1970 . Decreto 1260 de 1970 

Consideraciones de la Oficina Asesora Jurídica 

Sobre el particular, inicialmente es importante precisar que los conceptos emitidos por esta Oficina Asesora Jurídica se ciñen a los parámetros establecidos por el inciso tercero, artículo 25 del Decreto O 1 de 1984 -Código Contencioso Administrativo-, esto es, no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia, ni son de obligatorio acatamiento o ejecución por los registradores de instrumentos públicos y/o notarios del país. Aquellos, simplemente reflejan el criterio que sobre una materia en particular pueda tener esta entidad y se profieren en desarrollo de las funciones asignadas por el decreto 412 de 2007. 

Las declaraciones, sea que lleguen ya redactadas en una minuta, sea que los particulares las hagan en forma oral ante el notario, están precedidas de la "Comparecencia", esto es, del acto mediante el cual se presentan en persona los otorgantes y se identifican, ante el notario o cónsul. 

El notario o cónsul, podrá identificarlos mediante la exhibición que el usuario haga de la cédula de ciudadanía, si es ciudadano colombiano, de la cédula de extranjería, si es extranjero, o con los documentos propios para el efecto, como son pasaporte, visa vigente, entre otros. 

El artículo 24 Ibídem, dispone: "La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento especial de identificación, podrá el notario identificarlo con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya ... " 

Si quien comparece es una persona que representa a alguien, el acto jurídico del apoderamiento tiene que ser demostrado a través de un documento, sea escritura pública o documento privado, reconocido ante juez o notario. 

Tenemos entonces que, una vez redactadas las declaraciones que las partes quieren elevar a escritura pública, éstas deben ser leídas íntegramente por los comparecientes mismos o por personas que ellos indiquen o por el propio notario. Leído el instrumento si están de acuerdo, así se indicará en la escritura y procederán a firmarlo en demostración de su aprobación. Todo esto se hará en el despacho de la notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983, o en el domicilio del compareciente o comparecientes cuando el servicio así le fuere requerido. 

El Derecho Notarial se encuentra conformado por principios que lo informan, entre los cuales se destaca el de la Inmediación que, al igual que en el Derecho Procesal, se traduce en presencia física, directa e inmediata de las personas y las cosas ante el Notario o Cónsul en procura de comunicación directa y cierta, que es lo que genera la autenticidad. 

La diferencia entre ambas ramas del Derecho radica en que en materia procesal la inmediación puede llegar a ser relativamente esporádica, en tanto que en materia notarial, esa inmediación es completa y esencial. 

Ahora bien, la manifestación del principio de la inmediación -en relación con las personas- se surte en la comparecencia; esta manifestación obedece al carácter fáctico de la actividad notarial, en que se funda el principio de la autenticidad y de la fe notarial. Y ello es evidente, si se mira la comparecencia desde el simple punto de vista linguístico, según el cual es acto de comparecer personalmente, por medio de representante o por escrito, ante el juez o superior. 

Sin embargo, ante la multiplicidad de las funciones adscritas a la competencia del notario, y ante el hecho notorio de que en ciertas ciudades -y dado al número crecido de habitantes- en una misma notaría se verifican diversos y numerosos asuntos en forma simultánea, la jurisprudencia ha entendido y aceptado comparecencia como "Comparecencia Jurídica", lo cual significa que aunque no se cumpla estrictamente el acercamiento entre el declarante y el notario, es suficiente la certeza que este mismo funcionario otorga acerca de la identidad de los comparecientes u otorgantes y de la fidelidad de las declaraciones respectivas. 

Así las cosas, aunque desde el punto estrictamente legal y jurídico en el sistema notarial colombiano no existe la figura de la "Delegación de la Función Notarial", jurisprudencialmente sí ha sido aceptada, ante la certeza que el mismo funcionario otorga, en el momento de autorizar el instrumento correspondiente, acerca de la identidad de los comparecientes y la fidelidad de sus declaraciones. 

Como quedó dicho anteriormente el otorgamiento debe hacerse en el despacho de la notaría, salvo que se trate de la situación prevista en el artículo 12 del Decreto 2148 de 1983 o que el servicio se preste a domicilio, o sea de aquellos que obedezcan a las visitas que suelen hacer los notarios a los municipios de su círculo. 

El artículo 160 del Decreto Ley 960 de 1970, expresa:

"Las funciones notariales serán ej ercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos, los notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente". 

De conformidad con la norma transcrita, el notario puede prestar el servicio fuera de la sede de la notaria, pero en el evento de hacerlo deberá prestar su servicio personalmente y respecto al reconocimiento de documentos y toma de huellas, deberá hacerse en su presencia. 

El artículo 13 del Decreto Ley 960 de 1970, expresa: 

"Perfeccionamiento de la escritura pública. La escritura pública es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, la extensión, el otorgamiento y la autorización".

Y el artículo 14 de la misma normatividad, dispone: 

"Recepción, extensión, otorgamiento y autorización. La recepción consiste en percibir las declaraciones que hacen ante el notario los interesados; la extensión es la versión escrita de lo declarado; el otorgamiento es el asentimiento expreso que aquellos prestan al instrumento extendido; y la autorización es la fe que imprime el notario a este, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados".

En relación con los registros civiles, el Decreto 1260 de 1970 dispone, en su artículo 28, que: "El proceso de registro se compone de la recepción, la extensión, el otorgamiento, la autorización y la constancia de haberse realizado la inscripción. 

Y el artículo 29, señala: La recepción consiste en percibir las declaraciones que los interesados, y en su caso, los testigos, hacen ante el funcionario; la extensión es la versión escrita de lo declarado por aquellos; el otorgamiento es el asentimiento expreso que unos y otros prestan a la diligencia extendida; y la autorización es la fe que el funcionario imprime al registro, en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por las personas a quienes se les atribuye. (Resaltado fuera de texto). 

Así las cosas, tenemos que la autorización es la fe que el funcionario imprime al registro, a las declaraciones de los otorgantes, al reconocimiento de contenido y firma, autenticaciones, y en general a todas las actuaciones notariales, autorización que imprime al suscribir o firmar el documento de que se trate. 

Nótese que lo último que se hace para perfeccionar un registro o un acto notarial, es la autorización por parte del notario o cónsul, luego, no está permitido que el notario o cónsul deje registros firmados en blanco o una etiqueta adhesiva preimpresa con su firma para ser utilizados por funcionarios cuando él no se encuentre en la notaría o en el consulado.